Публикуется письмо Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 26.11.07 г. № 04-29-2541 разъясняющее, как поступать в данной ситуации.
Письмо Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности от 26.11.07 г. № 04-29-2541
Рассмотрев обращение, сообщаем, что согласно статье 51 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением» от 18.01.01 г. № 2240 (далее — Закон) основанием для назначения пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является выданный в установленном порядке листок нетрудоспособности, а в случае работы по совместительству — копия листка нетрудоспособности, заверенная подписью руководителя и печатью по основному месту работы. Порядок и условия выдачи, продления и учета листков нетрудоспособности, осуществления контроля за правильностью их выдачи устанавливаются специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере здравоохранения по согласованию с Фондом.
Как известно, хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. А поэтому в учете все должно быть надлежащим образом подтверждено документально. Так, основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете являются первичные документы (ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996).
То есть листок нетрудоспособности, выданный медицинским учреждением, является первичным документом и основанием для отражения в бухгалтерском учете расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию и соответственно подлежит восстановлению.
Действия субъекта хозяйствования в случае утери первичной документации оговорены пунктом 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88. Так, в случае утери или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия должен в письменном виде уведомить об этом правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их утери или уничтожения. О мерах, которые необходимо принять в случае утери документации, также идет речь в письме Государственного комитета архивов Украины от 11.03.02 г. № 01-197.
Установив причины и перечень утерянной документации, предприятие приступает к восстановлению учетных данных.
В соответствии со статьей 51 Закона в целях совершенствования порядка выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утверждена Инструкция о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, приказом Министерства здравоохранения Украины от 13.11.01 г. № 455, согласно пункту 1.14 которой новый листок нетрудоспособности с отметкой «дубликат» выдается только на основании справки с места работы о том, что за период временной нетрудоспособности выплата пособия в связи с временной нетрудоспособностью не осуществлялась. В связи с этим от медицинского учреждения по соответственно оформленному запросу можно получить только реестр выданных документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность работников предприятия. Кроме того, предприятие также может обратиться в свое отделение Фонда, где оно зарегистрировано как страхователь, с просьбой предоставить копии всех утерянных отчетов. При этом к заявлению целесообразно приложить подтверждающие документы, в частности справку органа пожарной службы и акт комиссии с перечнем утерянных документов и указанием причин их утери.
На основании полученных копий документов предприятие восстанавливает оригиналы собственных исходящих первичных документов; формируются журнал хозяйственных операций и регистры бухгалтерского учета. Если итоговые обороты в восстановленных регистрах будут совпадать с данными, отраженными в отчетности по средствам Фонда за соответствующие отчетные периоды, то бухгалтерский учет по средствам Фонда полностью восстановлен. Если некоторые показатели не совпадают, работа по восстановлению утерянных документов подлежит продолжению. В конечном итоге предприятие должно попробовать полностью восстановить утерянную документацию, иначе ему может грозить ответственность за допущенное правонарушение в соответствии с действующим законодательством.
С. БУРИНСКИЙ, заместитель директора.
ОТ РЕДАКЦИИ
В письме рассмотрены две ситуации.
Первая — листки нетрудоспособности пропали, а пособие еще не выплачивалось. В этом случае работнику надо обратиться в медучреждение за получением дубликата больничного листка. А для этого нужна будет справка с места работы о том, что пособие еще не выплачено.
Вторая — листки нетрудоспособности пропали после того, как пособие уже выплачено. В этом случае в восстановлении первичных документов заинтересовано само предприятие. И работу ему предстоит проделать немалую: запросить от медучреждения — реестр выданных больничных, от Фонда — копии утраченных отчетов, взять справку от органов пожарной службы и акт комиссии с перечнем пропавших документов и указанием причин пропажи. А затем, как следует из письма Фонда, самостоятельно еще раз рассчитать, кому и сколько было выплачено пособия. Только когда рассчитанные суммы совпадут с данными отчетов, можно считать, что бухучет по средствам Фонда восстановлен.