1. Общие положения
Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных приказами Государственного комитета статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных приказами министерств и ведомств Украины.
Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных предприятием самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.
Перечень первичных документов, используемых на предприятии, является приложением к приказу об учетной политике на предприятии.
В целях упорядочения движения и своевременного получения для осуществления записей в бухгалтерском учете первичных документов, приказом руководителя предприятия устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, прием их к учету, передача в обработку и в архив.
В целях упорядочения документирования фактов хозяйственной деятельности руководитель предприятия, организации и учреждения утверждает перечень должностных лиц, которым он предоставляет право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском (расходованием) средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций по выдаче особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено. Данные перечни могут быть оформлены как приложение к приказу об учетной политике предприятия.
Первичные документы подлежат обязательной проверке работниками бухгалтерской службы предприятия по форме и содержанию.
Ответственными работниками бухгалтерии проверяется наличие в первичном документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству.
В первичных документах не допускаются подчистки и необоснованные исправления.
Ошибки в первичных документах, созданных ручным способом, исправляются корректурным способом: неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать сведения.
2. Первичные документы по учету основных средств и других необоротных активов сельскохозяйственных предприятий
Формы первичных документов разработаны и утверждены в соответствии с требованиями:
• Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (с изменениями и дополнениями);
• Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР (с изменениями и дополнениями);
• Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 05.06.95 г. под № 168/704;
• Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций (далее — План счетов), утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. № 291, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 21.12.99 г. под № 892/4185;
• Инструкции о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций (далее — Инструкция), утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 30.11.99 г. № 291, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 21.12.99 г. под № 893/4186;
• Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Министерства финансов Украины от 30.09.03 г. № 561;
• Положений (стандартов) бухгалтерского учета (далее — П(С)БУ):
• П(С)БУ 7 «Основные средства», утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 27.04.2000 г. № 92, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 18.05.2000 г. под № 288/ 4509 (далее — П(С)БУ 7);
• П(С)БУ 30 «Биологические активы», утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 18.11.05 г. № 790, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 05.12.05 г. под № 1456/11736 (далее — П(С)БУ 30);
• П(С)БУ 31 «Финансовые расходы», утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 28.04.06 г. № 415, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 26.05.06 г. под № 610/ 12484 (далее — П(С)БУ 31).
2.1. Организация документального оформления операций с основными средствами
Методологические основы формирования в бухгалтерский учет информации об основных средствах, других необоротных материальных активах и раскрытие информации о них в финансовой отчетности определены в П(С)БУ 7.
К основным средствам относятся материальные активы, которые предприятие содержит с целью использования их в процессе производства или поставки товаров, предоставления услуг, сдачи в аренду другим лицам или для осуществления административных и социально-культурных функций, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых более одного года (или операционного цикла, если он продолжительнее года). В приказе об учетной политике предприятием самостоятельно определяется стоимостный признак основных средств. Например, материальные ценности, стоимость которых больше 1 000 гривен включительно (без суммы налога на добавленную стоимость), относятся к составу основных средств, остальные — к малоценным необоротным материальным активам.
К основным средствам сельскохозяйственных предприятий относятся земельные участки, капитальные расходы на улучшение земель, здания, сооружения и передающие устройства, машины и оборудование, транспортные средства, инструменты, приборы, инвентарь (мебель), другие основные средства, а также животные (служебные собаки, цирковые животные и т. п.) и многолетние насаждения (озеленяющие и декоративные насаждения на улицах, площадях, в парках, скверах на территории предприятия и во дворах жилых домов, снегозащитные и полезащитные полосы и т. п.), не связанные с сельскохозяйственной деятельностью.
В соответствии с П(С)БУ 30 многолетние насаждения (плодово-ягодные насаждения всех видов и т. п.), рабочий и продуктивный скот относятся к долгосрочным биологическим активам и не входят в состав основных средств предприятия.
Стоимость основных средств на сельскохозяйственных предприятиях увеличивается вследствие поступления их в хозяйство в результате:
• приобретения у поставщиков;
• выполнения строительно-монтажных работ;
• изготовления основных средств на собственном предприятии;
• безвозмездной передачи (поступления) от юридических и физических лиц;
• выявления излишков основных средств в процессе инвентаризации;
• затрат на капитальные инвестиции в земельные ресурсы хозяйства.
Объект основных средств исключается из активов (списывается с баланса) в случае его выбытия в результате продажи, безвозмездной передачи или ликвидации в случае несоответствия критериям признания активом.
Определением непригодности основных средств, невозможности или неэффективности проведения их восстановительного ремонта занимается постоянно действующая комиссия, которая утверждается приказом по предприятию. В ее состав привлекаются: заместитель руководителя предприятия, главный инженер, главный агроном, главный зоотехник, инженер-строитель, руководитель соответствующего структурного подразделения, главный бухгалтер, лицо, на которое возложена ответственность за сохранность объекта.
В компетенцию постоянно действующей комиссии входит непосредственный осмотр технического состояния объекта, подлежащего списанию, выяснение конкретных причин списания объекта (износ, реконструкция, нарушение нормальных условий эксплуатации, аварии и др.), выявление лиц, по вине которых произошло преждевременное выбытие объекта из эксплуатации, определение использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта.
Поступление основных средств и их выбытие обязательно должно быть отражено в том или ином первичном учетном документе.
Для отражения операций с основными средствами сельскохозяйственным предприятиям рекомендуется использовать следующие первичные учетные документы:
• Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗСГ-1);
• Акт приемки-сдачи отремонтированных и реконструированных (модернизированных) объектов (форма № ОЗСГ-2);
• Акт на списание основных средств (форма № ОЗСГ-3);
• Акт на списание автотранспортных средств (форма № ОЗСГ-4);
• Расчет начисления амортизации основных средств и других необоротных активов (форма № ОЗСГ-5);
• Ведомость начисления амортизации основных средств и других необоротных активов, поступивших или выбывших за__________20__г. (форма № ОЗСГ-6);
• Сводная ведомость начисления амортизации основных средств и других необоротных активов за _______20_г. (форма № ОЗСГ-7);
• Ведомость начисления амортизации основных средств по методу, предусмотренному налоговым законодательством за _ квартал 20__г. (форма № ОЗСГ-8);
• Ведомость распределения расходов по содержанию и эксплуатации машинно-тракторного парка за 20__г. (форма № ОЗСГ-9).
2.2. Составление Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗСГ-1)
Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств применяется для:
• оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов и учета ввода их в эксплуатацию;
• перемещения из одного структурного подразделения в другое;
• передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен оформляться в особом порядке в соответствии с существующим законодательством;
• исключения из состава основных средств при передаче другому предприятию (организации) за плату, без оплаты и по договорам аренды.
При оформлении приемки основных средств Акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемочной комиссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя сельскохозяйственного предприятия. Акт, которым оформляется приемка нескольких объектов основных средств, допускается только при учете хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования и т. п., если эти объекты однотипные, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.
К составленному Акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (объектам), и передают в бухгалтерию сельскохозяйственного предприятия.
Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия (организации).
При оформлении внутреннего перемещения основных средств Акт выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения — сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, а второй — структурному подразделению — сдатчику.
При безвозмездной передаче основных средств другому предприятию Акт составляется в двух экземплярах (для предприятия, которое сдает и принимает основные средства).
При передаче основных средств другому предприятию за плату Акт составляется в трех экземплярах: первые два у сдающего предприятия (где первый экземпляр прилагается к отчету, а второй — к уведомлению на передачу и для акцепта), третий экземпляр передается лицу, принимающему основные средства.
В Акте приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств указывают краткую характеристику объекта, его первоначальную (переоцененную) стоимость и сумму амортизации с момента ввода объекта в эксплуатацию.
2.3. Составление Акта приемки-сдачи отремонтированных и реконструированных (модернизованных) объектов (форма № ОЗСГ-2)
Форма применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации, выполненных собственными силами или сторонними организациями (подрядчиками).
При выполнении ремонта, реконструкции собственными силами сельскохозяйственного предприятия, Акт подписывают работники структурного подразделения, принимавшие основные средства, и представители структурного подразделения, выполнявшие ремонт или реконструкцию (прораб, бригадир). После этого Акт сдают в бухгалтерию сельскохозяйственного предприятия. Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия или уполномоченными лицами.
Изменения в характеристике объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией, должны быть внесены в технический паспорт соответствующего объекта основных средств.
Акт составляют в двух экземплярах, в случае если ремонт, реконструкцию, или модернизацию выполняет стороннее предприятие, и второй экземпляр передают предприятию, выполняющему ремонт, реконструкцию или модернизацию.
2.4. Составление Акта на списание основных средств (форма № ОЗСГ-3)
Акт на списание основных средств (форма № ОЗСГ-3) применяется для оформления расходов на выбытие основных средств (кроме автотранспортных средств) при полном или частичном их списании (ликвидации). Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной руководителем сельскохозяйственного предприятия, утверждается руководителем сельскохозяйственного предприятия или уполномоченным на то лицом. Первый экземпляр Акта передают в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за хранение основных средств, и является основанием для сдачи на склад запасных частей, оставшихся в результате их списания (ликвидации), а также материалов, металлолома и т. п.
Расходы по списанию (ликвидации), а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т. п., отражают в Акте в разделе «Расчет результатов списания объекта».
2.5. Составление Акта на списание автотранспортных средств (форма № ОЗСГ-4)
Применяется для оформления списания автомобиля грузового или легкового, прицепа или полуприцепа при их ликвидации. Решение о списании автотранспортных объектов основных средств принимает комиссия, которую назначает руководитель сельскохозяйственного предприятия.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией и утверждается руководителем сельскохозяйственного предприятия или уполномоченным на то лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию сельскохозяйственного предприятия, которая отмечает выбытие объекта в инвентарной карточке, второй остается у лица, ответственного за хранение этого объекта основных средств, и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей и металлолома, полученных в результате ликвидации объекта.
Расходы по списанию (ликвидации), а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разделе «Расчет результатов списания автомобиля (прицепа, полуприцепа)».
2.6. Составление Расчета начисления амортизации основных средств и других необоротных активов (форма № ОЗСГ-5), Ведомости начисления амортизации основных средств и других необоротных активов, поступивших или выбывших за____20_г. (форма № ОЗСГ-6), Сводной ведомости начисления амортизации основных средств и других необоротных активов за____20_г. (форма № ОЗСГ-7), Ведомости начисления амортизации основных средств по методу, предусмотренному налоговым законодательством за __квартал 20__г. (форма № ОЗСГ-8)
Начисление амортизации в сельскохозяйственных предприятиях осуществляется в соответствии с требованиями П(С)БУ 7. В бухгалтерском учете для разных объектов основных средств предприятие самостоятельно избирает и определяет в приказе об учетной политике конкретный метод начисления амортизации.
Начисление амортизации осуществляется ежемесячно, начиная с месяца, следующего за месяцем, в котором объект основных средств был передан в эксплуатацию (полезное использование). Прекращается начисление амортизации с месяца, следующего за месяцем выбытия объектов основных средств, или приостанавливается на период реконструкции (модернизации), дооборудования и консервации.
Для начисления амортизации основных средств и других необоротных активов рекомендуем составлять Расчет начисления амортизации основных средств и других необоротных активов (форма № ОЗСГ-5). Расчет используют для определения годовой и месячной суммы амортизации на 31 декабря. Необоротные активы рекомендуем объединять по группам и видам объектов, а распределение амортизации производить по объектам учета.
В следующие отчетные периоды сумму амортизации необоротных активов корректируют, учитывая изменения в их составе за предыдущий месяц. При этом ежемесячно составляют Ведомость начисления амортизации основных средств и других необоротных активов, поступивших или выбывших за _______20__г. (форма № ОЗСГ-6). В этой Ведомости указывают вид основных средств по классификационным группам и корреспондирующим счетам, сумму амортизации по объектам поступившим и выбывшим. По поступившим объектам сумма амортизации прибавляется к предыдущему месяцу, а по выбывшим — вычитается.
На основании Расчета начисления амортизации основных средств и других необоротных активов (форма № ОЗСГ-5) и Ведомости начисления амортизации основных средств и других необоротных активов, поступивших или выбывших за_______20__г. (форма № ОЗСГ-6) ежемесячно составляют Сводную ведомость начисления амортизации основных средств и других необоротных активов за______20__г. (форма № ОЗСГ-7). В ней записывают распределение амортизации по объектам учета, начисленную сумму амортизации за прошлый месяц, изменение суммы амортизации по объектам поступившим и выбывшим, и сумму амортизации, начисленную в текущем месяце (рис.1).