В данной статье с изменениями и дополнениями напечатана инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей.
СУБЪЕКТАМ
Приказ Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99 Зарегистрирован в Министерстве юстиции Украины 12.06.96 г. под № 293/1318, с изменениями и дополнениями (в том числе внесенными приказом Министерства финансов Украины от 05.05.08 г. № 647, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 21.05.08 г. под № 445/15136), которые вступили в силу с 01.06.08 г.
В соответствии с Положением о Министерстве финансов Украины, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 27 февраля 1993г. № 147, ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить Инструкцию о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей (прилагается).
Заместитель Министра А. ЛИТВИН
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ РЕГИСТРАЦИИ ВЫДАННЫХ, ВОЗВРАЩЕННЫХ
И ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ДОВЕРЕННОСТЕЙ НА ПОЛУЧЕНИЕ ЦЕННОСТЕЙ
1. Инструкция распространяется на предприятия, учреждения и организации, их отделения, филиалы, другие обособленные подразделения и представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности (далее — предприятие).
2. Сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструменты, товары, основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги (далее — ценности) отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей.
3. Бланки доверенностей (приложение 1) выдаются после их регистрации в Журнале регистрации доверенностей (приложение 2), который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Нумерация выданных в течение года доверенностей сквозная.
4. Доверенность на получение ценностей выдается только лицам, работающим на данном предприятии. Доверенность лицам, не работающим на данном предприятии, может быть выдана с разрешения руководителя предприятия, если предприятие, где работает данное лицо, выдало ему доверенность на получение тех же ценностей и такого же количества из этого предприятия.
5. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия или их заместителями и лицами, уполномоченными на то руководителем предприятия. В тех случаях, когда бухгалтерский учет ведется централизованной бухгалтерией, доверенность на получение ценностей подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями и лицами, уполномоченными ими на то.
Руководителем предприятия утверждается перечень должностей, занятие которых предоставляет соответствующим работникам право подписывать доверенность на получение ценностей, и назначается лицо, осуществляющее выписку и регистрацию выданных, возвращенных и использованных доверенностей.
В тех случаях, когда бухгалтерский учет ведется непосредственно руководителем (собственником) предприятия, доверенность на получение ценностей подписывается руководителем (собственником) самостоятельно.
6. Доверенность на получение ценностей от поставщика по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу выдается доверенному лицу под расписку и регистрируется в журнале регистрации доверенностей.
В случае если доверенное лицо должно получать необходимые ценности в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если ценности должны быть получены на разных складах.
При выписке доверенности перечень ценностей, которые следует получить по ней (графа «Наименование ценностей» в бланке доверенности), приводится обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения, независимо от того, имеются ли такие сведения в документах на отпуск ценностей (наряде, счете, договоре, заказе, соглашении и т. п.). Незаполненные строки доверенности прочеркиваются.
До выдачи доверенностей лица инструктируются о порядке и сроках использования и отчетности об использовании доверенностей или возврате неиспользованной доверенности.
7. Запрещается выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.
8. Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но не более чем на 10 дней.
Доверенность на получение ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками, допускается выдавать на календарный месяц.
9. При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданной ему доверенности, срок действия которой еще не истек, доверенность у такого лица изымается. В случае аннулирования доверенности, по которой получаются ценности частями или расчеты, за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно-кольцевыми перевозками, предприятие, выдавшее доверенность, немедленно уведомляет поставщика об аннулировании соответствующей доверенности. С момента получения такого уведомления отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. За отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик, а потери от этого возмещаются в установленном порядке.
10. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого случая доставки на предприятие полученных по доверенности ценностей, независимо от того, получены ценности по доверенности полностью или частично, представить работнику предприятия, осуществляющему выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении им ценностей и их сдаче на склад (в кладовую) или материально ответственному лицу.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены работнику предприятия, осуществляющему выписку и регистрацию доверенностей, не позднее следующего дня по истечении срока действия доверенности.
Об использовании доверенности или возврате неиспользованной доверенности в журнале регистрации доверенностей делается отметка о номерах документов (накладных, актов и т. п.) на полученные ценности или о дате возврата доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «неиспользованная» и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов.
11. Лицам, которые не отчитались об использовании доверенности или не возвратили неиспользованную доверенность, срок действия которой истек, новая доверенность не выдается.
12. Запрещается отпускать ценности в случаях:
а) представления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами;
б) представления доверенности, которая имеет исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;
в) отсутствия у доверенного лица указанного в доверенности паспорта или другого документа, удостоверяющего доверенное лицо;
г) истечения срока действия доверенности;
д) получения уведомления предприятия — получателя ценностей об аннулировании доверенности.
13. Доверенность, независимо от срока ее действия, остается у поставщика при первом отпуске ценностей. В случае отпуска ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (акт приемки-сдачи или другой аналогичный документ) с пометкой на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю ценностей, а второй — прилагается к оставленной у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за отпуском ценностей согласно доверенности, а также для проведения расчетов с получателем.
По окончании отпуска ценностей службы, осуществлявшие их отпуск, сдают доверенность вместе с документами на отпуск последней партии ценностей работникам, на которых возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета.
При централизованно-кольцевых перевозках ценностей предприятиям их отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия или других лиц, уполномоченных подписывать доверенности, уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, которое будет принимать ценности, заверяет на сопроводительных документах (накладной, акте, ордере и т. п.) свою подпись о получении ценностей.
14. Возврат ценностей из ответственного хранения, из ремонта осуществляется при условии представления доверенности предприятия, которое эти ценности передало на ответственное хранение, в ремонт.
Отпуск физическим лицом — предпринимателем предприятию ценностей, расчеты за которые проводятся в безналичной форме, а также которые передаются бесплатно или по товарообменным операциям, осуществляется при условии представления предпринимателю доверенности предприятия.
15. Ответственность за соблюдение поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности ценностей возлагается на должностных лиц предприятия-поставщика, которые имеют право подписывать первичные документы на отпуск ценностей.
Ответственность за своевременное и полное оприходование полученных по выданным доверенностям ценностей возлагается на должностных лиц, которым предоставлено право подписывать доверенности, а также на лицо, назначенное для выписки и регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей.
16. Инструкция вступает в силу с 1 октября 1996 года.
Справочно
Приложение 1 к Инструкции
Типова форма М-2
_________________________________
підприємство-платник і його адреса
Ідентифікаційний
Код ЄДРПОУ______________________
__________________________________
підприємство-одержувач і його адреса
рахунок____________________МФО Довіреність дійсна
________________________ до __________200__р.
(найменування банку)
ДОВІРЕНІСТЬ №
Дата видачі ________________200__р.
Видано ___________________________________________________________
(посада, прізвище, ім’я, по батькові )
Документ, що засвідчує особу ________________________________________
серія __________№___________від_____________200__р.
Виданий __________________________________________________________
(ким виданий документ)
На отримання від ___________________________________________________
(найменування організації постачальника)
цінностей за _______________________________________________________
(№ і дата наряду)
Зворотний бік форми М-2
Перелік цінностей, які належить отримати:
Підпис _________________________________________ засвідчую
(зразок підпису особи, що одержала довіреність)
Керівник підприємства
Головний бухгалтер
Місце печатки
Справочно
Приложение 2 к Инструкции
За даним зразком друкувати всі сторінки журналу
Типова форма М-3
Зразок обкладинки
_____________________
підприємство
Ідентифікаційний
код ЄДРПОУ_______________ Код за УКУД
ЖУРНАЛ
РЕЄСТРАЦІЇ ДОВІРЕНОСТЕЙ
за 200___р.
Комментарий газеты «Баланс-Агро»
«НЕСТРОГИЕ» ДОВЕРЕННОСТИ НА ТМЦ -ТОЧКИ НАД «I» РАССТАВЛЕНЫ
Совсем недавно Кабмин принял постановление № 381, которым из номенклатуры бланков ценных бумаг и документов строгого учета исключил кассовые ордера и доверенности на выдачу имущества. Это был первый шаг, а следующий ход должно было сделать Министерство финансов, подкорректировав свою Инструкцию № 99 о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ТМЦ. И вот этот ход сделан. Что же изменилось в Инструкции № 99?
1. Больше нет упоминаний о доверенностях на ТМЦ как о документах строгого учета. Необходимые изменения внесены в приложение 1, которым утверждена типовая форма доверенности № М-2. Вообще исключены из Инструкции: приложения, устанавливающие форму доверенности № М-2б и форму акта на списание бланков доверенностей, а также положения, касающиеся учета стоимости приобретенных доверенностей.
То есть бланки доверенности перед выдачей будут регистрироваться в Журнале регистрации доверенностей и иметь сквозную нумерацию. Требования к Журналу регистрации доверенностей остались прежними: он должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
2. Появились уточнения, когда без доверенностей не обойтись (п. 14 Инструкции), в частности:
• при возврате ценностей из ответственного хранения и ремонта. Предприятие для получения своих ценностей обратно должно выписать доверенность;
• при отпуске ценностей предприятию частным предпринимателем по безналичному расчету, бесплатно или по бартеру. Раньше такое требование содержалось в письмах Минфина (например, от 31.10.2000 г. № 053-29151).
Хотя изменения в Инструкции № 99 вступили в силу только с 1 июня, но доверенности на ТМЦ перестали быть «строгими» с 17 апреля 2008 года (дата вступления в силу постановления КМУ № 381).
Остатки бланков «строгих» доверенностей можно списать или доиспользовать. С нашей точки зрения, последний вариант более выгодный.
(По материалам газеты «Баланс-Агро»).