В данной статье изложен порядок документального оформления, налогообложение об использовании личного транспорта работников для потребностей предприятия.
ПОДЕЛИСЬ МАШИНОЮ СВОЕЙ
Ситуация достаточно распространенная. Предприятию нужен транспорт (автомобиль, трактор и т. п.), а покупать его нецелесообразно или же просто нет средств. Впрочем необходимый транспорт имеют некоторые работники предприятия. То почему бы не использовать его для потребностей предприятия и не предоставить возможность людям немножко на этом заработать?
Так-то оно так, но существуют определенные особенности документального оформления, налогообложения и бухучета указанной операции. Понятно, их следует обязательно учитывать, чтобы избежать негативных налоговых и других последствий. Именно об этом и поговорим.
Условия использования личного транспорта работников для потребностей предприятия
Каких-либо специфических ограничений относительно этого законодательство не содержит. Просто следует придерживаться двух условий.
Во-первых, транспорт должен использоваться действительно для потребностей предприятия, в частности для служебных поездок персонала, перевозки продукции, выполнения различных рабочих операций (скажем, пахоты трактором) и т. п.
То есть на предприятии должен быть соответствующий фронт работ, для выполнения которых привлекается транспорт. Если же работник использует собственный транспорт в личных целях (например, на своем автомобиле приезжает на работу и возвращается домой), считать его использованным для потребностей предприятия нет оснований.
Во-вторых, работник и предприятие в лице его руководителя должны прийти к обоюдному согласию относительно использования транспорта. Так, если работник предлагает собственный транспорт, а руководитель предприятия не соглашается, или же, наоборот, руководитель предлагает, а работник против, ничего из этого не получится.
Помните: факт обоюдного согласия следует задокументировать.
Использование без надлежащего оформления
К сожалению, достаточно часто на практике пренебрегают документальным оформлением указанной операции. К тому же нередко работники, предоставлявшие свой транспорт предприятию, требуют выплатить им средства за использование. И как это ни странно, предприятие выплачивает такие суммы — по устному (!) или письменному распоряжению руководителя.
Например, в письменном распоряжении руководитель может указать приблизительно следующее: «Трактор МТЗ-1025, принадлежащий механизатору Руденко С. М., в июле 2008 года использовался для обработки полей предприятия. Бухгалтерия — за эксплуатацию трактора выплатить механизатору Руденко С. М. 1000 грн.».
Конечно, бухгалтерия обязана выполнить указание начальства. Однако, на мой взгляд, этого документа явно недостаточно для того, чтобы:
• включить выплаченные средства в валовые расходы;
• отнести к валовым расходы по обслуживанию техники (трактора), в частности стоимость горюче-смазочных материалов, а в налоговый кредит — НДС, уплаченный (начисленный) при приобретении ГСМ.
Да и со стороны учредителей предприятия могут быть претензии к руководителю. Ведь указанная выплата осуществлена без достаточного документального подтверждения. Действительно ли трактор использовался для обработки полей? Может, таким способом средства всего лишь присвоили? Тогда эту выплату можно рассматривать как преступление против собственности, а значит, квалифицировать как кражу, мошенничество, присвоение, растрату имущества или завладение им путем злоупотребления служебным положением. А за это, между прочим, предусмотрена уже уголовная ответственность!
Как видим, с такими вещами шутить не стоит, все нужно оформлять как следует.
Варианты использования
Таких вариантов два. Назовем их условно трудовым и арендным.
Первый вариант основан на применении норм ст. 125 КЗоТ. Речь идет о том, что работники, использующие свои инструменты для потребностей предприятия, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию). Если размер и порядок выплаты этой компенсации не установлены законодательством, они определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником.
Второй вариант предусматривает передачу транспорта в аренду предприятию. Напомним, арендные операции регламентируются гл. 58 (ст. 759 — 786) Гражданского кодекса, ст. 283 — 292 Хозяйственного кодекса и Законом об аренде.
Из приведенного следует, что первый вариант регулируется исключительно трудовым, а второй — гражданским законодательством. Рассмотрим их подробнее.
Трудовой вариант
Прежде всего необходимо оформить следующие документы:
• заявление работника, которое визирует руководитель (см. образец 1);
• приказ по предприятию о порядке использования транспорта (см. образец 2).
Образец 1
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу разрешить использовать с 26.06.08 г. в сельскохозяйственном производстве предприятия (обработка принадлежащих предприятию полей, перевозка продукции и т. п.) собственный трактор МТЗ-1025, 2008 года выпуска, с выплатой согласно статье 125 Кодекса законов о труде ежемесячной компенсации за износ трактора в размере амортизации, определенной прямолинейным методом, — 833,33 грн. (расчет приведен ниже). На время эксплуатации трактора для нужд ЧП «Грона» расходы на его техническое обслуживание и приобретение горюче-смазочных материалов для заправки осуществлять за счет ЧП «Грона».
Копия договора купли-продажи трактора прилагается к этому заявлению.
Расчет амортизации
Исходные данные:
• стоимость трактора согласно договору купли-продажи — 65 000 грн.;
• ожидаемый срок использования — 5 лет;
• ликвидационная стоимость (ожидаемая сумма продажи по окончании ожидаемого срока использования) — 15 000 грн Размер месячной амортизации — 833,33 грн. [(65 000 грн. — 15 000 грн.): 5 лет: 12 мес].
25.06.08 г. Руденко (Руденко С. М.)
Образец 2
ЧП «ГРОНА»
ПРИКАЗ № 21
25.06.08 г. г. Полтава
О порядке использования трактора МТЗ-1025, 2008 года выпуска, принадлежащего Руденко С. М., в сельскохозяйственном производстве предприятия
В целях упорядочения использования трактора МТЗ-1025, 2008 года выпуска, принадлежащего Руденко С. М., в сельскохозяйственном производстве предприятия
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Использование трактора в сельскохозяйственном производстве предприятия оформлять учетным листом тракториста-машиниста.
2. Техническое обслуживание трактора и его заправку горюче-смазочными материалами осуществлять в период эксплуатации для нужд предприятия за счет последнего. Ответственный за соответствие фактических данных по списанию ГСМ нормативным и целесообразность проведения техобслуживания — начальник тракторной бригады Мотрий Т. Н. Ответственный за своевременное проведение технического обслуживания автомобиля — тракторист-машинист Руденко С. М.
3. Техобслуживание проводится после согласования с ответственным Мотрием Т. Н.
Директор ЧП «Грона» Пугач (Пугач Г. М.)
С приказом ознакомлены: Мотрий
Руденко
25.06.08 г.
В процессе эксплуатации транспорта оформляются документы, подтверждающие этот факт, а именно: учетные листы тракториста-машиниста и путевые листы автомобиля. Указанные документы являются основанием для списания топлива, а также расчета и начисления компенсации.
Теперь что касается компенсации. Рассчитывается она в размере износа (амортизации) имущества. Следовательно, сначала нужно исчислить сумму амортизации. Для этого можно применить один из пяти методов, определенных п. 26 П(С)БУ 7 «Основные средства». Избранный метод согласовывается между работником и предприятием в заявлении (приказе).
Поскольку компенсация не относится к фонду оплаты труда (п. 3.22 Инструкции № 5), взносы в Фонды социального страхования на ее сумму не начисляются и из нее не удерживаются (Письмо № 8665). В то же время сумма компенсации будет облагаться НДФЛ в составе зарплаты, то есть будет учитываться вместе с другой частью заработка при расчете предельной суммы дохода для определения возможности предоставления работнику НСЛ (пп. 6.5.1 Закона № 889).
Сумма компенсации включается в валовые расходы на основании пп. 5.6.1 Закона о прибыли как выплата в денежной или натуральной форме, установленная по договоренности сторон. На валовые также относятся расходы на техобслуживание и заправку ГСМ (пп. 5.2.1 Закона о прибыли).
Если используется легковой автомобиль, следует помнить об ограничении, определенном в пп. 5.4.10
Закона о прибыли: в валовые включаются только 50 % расходов на приобретение ГСМ.
Внимание! По трудовому варианту транспорт не переходит во владение предприятия. Фактическим собственником остается работник, который:
• во внерабочее время пользуется транспортом по собственному усмотрению;
• самостоятельно обеспечивает место его стоянки;
• собственными средствами осуществляет ремонт транспорта, его страхование и т. п.;
• в случае нанесения вреда третьим лицам во время эксплуатации транспорта для потребностей предприятия отвечает за его возмещение.
Арендный вариант
В этом случае транспорт передается предприятию по договору аренды, который подлежит нотариальному удостоверению (ст. 799 Гражданского кодекса). Напомним, вопросы аренды автомобиля подробно рассмотрены в Методрекомендациях № 165. Вообще этот документ не обязателен к применению, однако в нем содержится много полезной информации, которой можно воспользоваться при составлении договора аренды любого транспорта, а не только автомобиля.
Передача транспорта в аренду и возврат с аренды оформляется актом приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (типовая форма № ОЗ-1 или № ОЗСГ-1).
Внимание! По этому варианту транспорт переходит во владение предприятия, поэтому:
• во внерабочее время работник не будет иметь права пользоваться транспортом в личных целях, если иное не предусмотрено договором аренды;
• предприятие самостоятельно будет обеспечивать стоянку, хранение и охрану транспорта;
• предприятие осуществляет за собственный счет техобслуживание, заправку ГСМ и текущий ремонт транспорта (даже капитальный, если это будет предусмотрено договором);
• в случае нанесения вреда третьим лицам во время эксплуатации транспорта за его возмещение будет отвечать предприятие;
• на время аренды автомобиля нужно будет оформить в органах ГАИ временный регистрационный талон на предприятие (п. 15 Правил № 1388). Если же будут арендоваться трактора, самоходные машины, сельхозтехника, то они могут переоформляться в инспекции Гостехнадзора на предприятие, если об этом указано в договоре аренды (п. 2.2, 6.3 Правил № 221)
За использование арендованного транспорта выплачивается арендная плата, размер которой устанавливается договором. В отличие от компенсации по трудовому варианту размер арендной платы не зависит от суммы амортизации, поэтому в принципе может быть любым.
Арендная плата включается в общий Месячный налогооблагаемый доход работника (водителя) (пп. 4.2.7 Закона № 889) и облагается налогом по ставке 15 %. А страховые взносы на сумму арендной платы не начисляются и из нее не удерживаются (Письма № 1852, 1282, 666).
Сумма начисленной арендной платы включается в валовые расходы предприятия на дату начисления (пп. 7.9.6 Закона о прибыли). А расходы на техобслуживание, заправку, ремонт арендованного транспорта относятся на валовые в общеустановленном порядке. Отмечу, что расходы на операционную аренду и приобретение ГСМ для легковых автомобилей включаются в валовые в размере 50 % согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли.
Пример
Заработная плата машиниста-тракториста за месяц составляет 1 500 грн. Месячная оплата за использование трактора — 834 грн.
Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет для обоих вариантов. Кстати, он почти одинаковый. Только компенсация учитывается на субсчете 663, а арендная плата — на субсчете 685.
(грн.)
Перечень документов
1.Закон об аренде — Закон Украины от 14.03.95 г. № 98/95-ВР «Об аренде государственного и коммунального имущества».
2.Закон № 889 — Закон Украины от 22.05.03 г. № 889-IV«О налоге с доходов физических лиц».
3.Инструкция № 5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.04 г. № 5.
4.Методрекомендации № 165 — Методические рекомендации по вопросам, связанным с арендой автомобиля, утвержденные приказом Госводхоза Украины от 09.06.05 г. № 165.
5.Правила № 221 — Правила государственной регистрации и учета тракторов, самоходных шасси, самоходных сельскохозяйственных, дорожно-строительных и мелиоративных машин, сельскохозяйственной техники, других механизмов, утвержденные приказом Минагрополитики Украины от 11.06.04 г. № 221.
6.Правила № 1388 — Правила государственной регистрации и учета автомобилей, автобусов, а также самоходных машин, сконструированных на шасси автомобилей, мотоциклов всех типов, марок и моделей, прицепов, полуприцепов и мотоколясок, утвержденные постановлением КМУ от 07.09.98 г. № 1388.
7.Письмо № 666 — письмо ФСС по ВПТ от 30.04.02 г. № 01-24-666.
8.Письмо № 1282 — письмо Государственного центра занятости Минтруда Украины от 16.04.02 г. № ДЦ-09-1282.
9.Письмо № 1852 — письмо ПФУ от 27.02.04 г. № 1852/04.
10.Письмо № 8665 — письмо ПФУ от 19.07.05 г. № 8665/04.