В материале напечатано письмо Минфина Украины от 28.08.07г. №31-34000-10-25/17266 по данному вопросу и его анализ газетой «Баланс-Агро».
Письмо Министерства финансов Украины от 28.08.07 г. № 31-34000-10-25/17266
Министерство финансов Украины на запрос относительно отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами сообщает.
Правовые вопросы возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов регулируются статьями 1159, 1160 Гражданского кодекса Украины.
Отношения между работником и работодателем определены Кодексом законов о труде, согласно которому работник должен исполнять обязанности, оговоренные трудовым договором (должностной инструкцией).
В соответствии со статьей 121 Кодекса законов о труде Украины работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Что касается других расходов, то подтверждением того, что они были осуществлены по поручению руководства, могут быть распорядительные документы (приказ, распоряжение).
В соответствии со статьей 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций.
В случае приобретения работником за собственные наличные средства товаров для потребностей предприятия, использования собственных средств в командировке представляется в определенные законодательством сроки в бухгалтерскую службу Отчет
по форме, утвержденной приказом Государственной налоговой администрации Украины от 19 сентября 2003 года № 440 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета», документы, подтверждающие использование средств, и приобретенные запасы.
В Отчете не заполняются графы предварительного получения аванса «Получено (от кого, № и дата документа)», «Отчет проверен», «Остаток внесен (перерасход выдан) в сумме по кассовому ордеру», бухгалтерских проводок, целесообразности осуществленных расходов и «Отчет утвержден», которые подписываются руководителем (налоговым агентом).
Если руководитель предприятия подтвердил целесообразность и обоснованность осуществленных работником расходов и утвердил Отчет, бухгалтерская служба в соответствии с Инструкцией о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 30 ноября 1999 года № 291©, отражает в бухгалтерском учете обязательство перед подотчетным лицом, признанное предприятием, по кредиту субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами».
Заместитель Министра Т. ЕФИМЕНКО
«Баланс-Агро» анализирует
РАБОТНИК КУПИЛ ТМЦ НА СВОИ ДЕНЬГИ: ЭТО ПОДОТЧЕТНЫЕ СРЕДСТВА?
На этот раз и Минфин обратился к «вечной» теме: работник покупает ТМЦ за счет собственных средств, а предприятие потом возмещает ему расходы, при этом договор поручения с работником не заключался.
Минфин в комментируемом письме ссылается и на ГК (работают нормы ст. 1159 и 1160), и на КЗоТ (ст. 121), что свидетельствует о неоднозначности данной ситуации: то ли гражданско-правовая, то ли трудовая.
И все-таки Минфин склонен рассматривать такие отношения с работником как с подотчетным лицом (эта позиция близка к позиции ГНАУ*). А посему считает, что:
• отчет об израсходованных собственных средствах надо подавать по форме Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет**,
• задолженность перед работником по таким операциям — отражать на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если продолжить мысль Минфина, тогда уж надо соблюдать и сроки представления такого Отчета (не позднее третьего банковского дня с момента приобретения ТМЦ).
На наш взгляд, позиция Минфина в данной ситуации так же неоднозначна, как и сама ситуация. Поэтому несоблюдение сроков подачи Отчета или подача отчета в произвольной форме (ведь ГК не требует какой-то строгой формы отчета) для предприятия «нештрафоопасны» (деньги-то еще не тратились!)***.
* См. письмо ГНАУ от 26.11.04 г. № 10729/6/17-3116.
** Форма утверждена приказом ГНАУ от 19.09.03 г. № 440;
*** Напомним, что правовые вопросы, документальное оформление и учет покупки ТМЦ работником без выдачи ему аванса подробно рассмотрены в «Баланс-Агро», 2006, № 21, с. 23 — 26.
(По материалам газеты «Баланс-Агро»).