В публикации рассмотрены самые «горячие» вопросы о применении кассовых ордеров, которые с 1 января 2008 года получили статус «строгий».
Касса предприятия всегда была под неусыпным контролем: каждая выдача и каждое поступление наличных денег должно оформляться приходным или расходным кассовым ордером (п
Касса предприятия всегда была под неусыпным контролем: каждая выдача и каждое поступление наличных денег должно оформляться приходным или расходным кассовым ордером (п. 1.2 Положения о кассовых операциях). Форма бланков кассовых ордеров утверждена приказом Минстата от 15.02.96 г. № 51.
В этом приказе ничего не сказано о статусе самого бланка: «строгий», «нестрогий». Но Кабмин включил кассовые ордера в перечень бланков документов строгого учета, которые могут изготавливаться только по лицензии Минфина (своим Постановлением № 809 внес изменения в Постановление № 283). Вот так кассовые ордера и стали «строгими». Поэтому с 1 января 2008 года кассовые ордера (приходные и расходные) могут быть изготовлены и соответственно реализованы и применены только в виде бланков строгой отчетности. Рассмотрим самые «горячие» вопросы о применении «строгих» кассовых ордеров.
Индивидуальный номер бланка и порядковый номер кассового ордера
Что же представляет собой кассовый ордер «строгой» формы? Это обычные формы № КО-1 «Прибутковий касовий ордер» и № КО-2 «Видатковий касовий ордер», утвержденные Приказом № 51, но солидности у них прибавилось. Они теперь напечатаны на бумаге с защитными свойствами и на них типографским способом нанесены серия и индивидуальный номер бланка (например, «cepiя 01AAAA 420100»).
Теперь на бланке кассового ордера (и приходного, и расходного) есть и индивидуальный номеру свободное поле «Номер документа». Какой же номер проставлять в этом поле? Считаем, что обычный порядковый номер (как и ранее, его вы вписываете самостоятельно). Почему так? Давайте разберемся.
Во-первых, само наличие такого поля в кассовых ордерах (далее — КО) уже говорит о том, что его надо заполнять отдельно. Если бы это было не так, тогда зачем поле оставлять чистым? Там бы уже стоял индивидуальный номер. Сравните: в других бланках строгой отчетности (например, в доверенности ф. № М-2) ведь такого поля нет. Значит, заполняем сами, ставим свой номер.
Во-вторых, никаких указаний насчет того, как «упорядочивать» кассовые ордера, в законодательстве нет. Удобнее всего их нумеровать по порядку: 1, 2, 3, 4, 5 и т. д. Поэтому предприятие самостоятельно закрепляет в приказе об организации бухгалтерского учета правила нумерации кассовых ордеров (как и других первичных документов). Например, в приказе можно написать: «Такие первичные документы, как счета, накладные, приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные… (дальше список можете продолжить), регистрировать с 01.01.08 г. начиная с номера 1». Порядковая нумерация позволит упорядочить регистрацию документов и при необходимости быстро найти нужный документ в учете предприятия.
В-третьих, регистрация кассовых ордеров может идти через компьютер. А там вы просто задаете формирование и распечатку нужных кассовых документов (п. 3.11 Положения о кассовых операциях), что предполагает автоматическую порядковую нумерацию кассовых ордеров в программе, а не «ручной» ввод каких-либо других номеров. Здесь бухгалтеру понадобится помощь программиста: бухгалтерскую программу придется настроить таким образом, чтобы на печать она выводила только заполняемые кассиром поля (номер, дату, сумму, Ф.И.О. получателя и т. д.). «Расчерчивать» бланк уже не надо — в лоток принтера вставляете готовый «строгий» бланк, изготовленный типографским способом. Причем настройки надо подгадать так, чтобы впечатываемые реквизиты попадали в графы, строки и поля бланка.
Таким образом, приходим к выводу, что кассовые ордера регистрируются в кассовой книге (форма № КО-4) и в журналах регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) именно под порядковыми номерами, которые присвоены предприятием. Иными словами, следует различать номер бланка (типографский) и номер кассового ордера (порядковый, присвоенный предприятием).
Приобретение и списание «строгих» кассовых ордеров
Приобретение бланков кассовых ордеров «строгого» образца ничем не отличается от приобретения других бланков. Не забудьте, что поставщик должен выдать вам накладную и документ, подтверждающий оплату покупки (если вы расплачиваетесь наличными).
Приходуются бланки по стоимости приобретения на субсчет 209 «Прочие материалы» и на забалансовый счет 08 «Бланки строгого учета». К этим субсчетам рекомендуем завести субсчета, которые отражали бы аналитику движения бланков кассовых ордеров.
А дальше будете внимательно отслеживать движение кассовых ордеров. Надо будет применять формы, установленные приказом Минстата от 11.03.96 г. № 67 для первичного учета бланков строгой отчетности, а именно:
1) поступление бланков кассовых ордеров на предприятие и их выдачу подотчетным лицам (кассирам) вы отражаете в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-2). В книге вы должны выделить свои страницы для кассовых ордеров, причем отдельно — для приходных и отдельно — для расходных. Страницы книги обязательно нумеруются, книга прошнуровывается, скрепляется печатью и подписями директора и главного бухгалтера.
Когда вы отражаете в книге:
• поступление бланков — зафиксируйте, от кого они получены (наименование поставщика), на основании какого документа (накладной), сколько книжек (бланков) получено, с какого по какой номер каждой серии,
• выдачу бланков — обязательно запишите, какому подотчетному лицу (кассиру) выдан блок КО (укажите, с какого по какой номер какой серии), на основании какого документа (приходно-расходной накладной ф. № СЗ-1);
2) при выдаче бланков подотчетному лицу (кассиру) вы должны также оформить:
• приходно-расходную накладную (ф. № СЗ-1) на выданный ему со склада блок (блоки) бланков. Проверяйте сами себя: данные о выданных кассовых ордерах должны соответствовать вашим записям по расходу бланков в книге ф. № СЗ-2;
• карточку-справку по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (ф. № СЗ-5). Она нужна для ведения аналитического учета выданных и использованных бланков (по каждому кассиру будут открыты карточки отдельно на приходные КО, отдельно — на расходные КО). На основании приходно-расходной накладной в форму № СЗ-5 заносятся данные о полученных чистых бланках кассовых ордеров: указывается количество блоков, серии и номера бланков в блоках (с №… по № …).
Отметим, что в бухгалтерском учете такая выдача еще не является списанием бланков. Рекомендуемая запись по бланкам, выданным кассиру: Дт 2092 «Бланки КО в подотчете у кассира» — Кт 2091 «Бланки КО на складе»;
3) списание КО оформляйте так:
• составьте акт на списание использованных бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-3). Акт составляется отдельно по каждому кассиру (обычно в конце месяца), поэтому в одном акте могут быть указаны и приходные, и расходные использованные кассовые ордера. В акте укажите номера (с №… по № …) фактически использованных кассовых ордеров, в том числе неправильно заполненных (технически испорченных) (они прилагаются к акту, и их стоимость с кассира не взыскивается,
• на основании акта ф. № СЗ-3 сделайте записи в карточках ф. № СЗ-5 в графах «Использовано».
Обратите внимание: в формах строгого учета не используется такой показатель, как стоимость бланков. Поэтому рекомендуем на основании акта ф. № СЗ-3 (в нем отражены данные о количестве списанных бланков) составить бухгалтерскую справку, в которой может быть такая, например, формулировка:
«Списать на административные расходы стоимость использованных 5 (пяти) бланков приходных кассовых ордеров и 10 (десяти) бланков расходных кассовых ордеров (основание — акт ф. № СЗ-3 от 31.01.08 г.), всего на сумму 4,50 грн. (0,30 грн. х 5 шт. + 0,30 грн. х 10 шт.):
Дт 92 — Кт 2092 — 4,50 грн.
Кт 08 — 4,50 грн.»
Затем в каждой карточке ф. № СЗ-5 надо вывести остаток неиспользованных бланков кассовых ордеров на конец месяца. Проверьте себя еще раз: эти данные должны соответствовать остаткам на субсчете 2092 (в количественном выражении, конечно).
Старые «строгие» бланки приходных кассовых ордеров
На некоторых предприятиях еще имеются остатки старых «строгих» бланков приходных кассовых ордеров, которые использовались в 1998 -1999 гг. прошлого века. И бухгалтер рассуждает так: зачем же добру пропадать? Может, использовать их сейчас?
Хотим вас предупредить, что этого делать нельзя. Объясним почему. Форма тех бланков была утверждена приказом Госкомстата от 27.07.98 г. № 263 (он вносил изменения в Приказ № 51). Действие этого приказа сначала было приостановлено с 02.06.99 г. уведомлением Госкомпредпринимательства, а затем и вовсе отменено приказом Госкомстата от 15.12.03 г. № 442. То есть старый «строгий» бланк образца бурных девяностых сейчас недействительный, это просто листок бумаги. А сегодня Положение № 637 требует использовать для оформления кассовых операций кассовые ордера, утвержденные действующей редакцией Приказа № 51.
Пока не купили «строгие» — пользовались «нестрогими»: насколько строго могут наказать?
В начале года не все предприятия сразу кинулись покупать новые бланки. А денежки в первые же новогодние дни из кассы многие выдавали, в кассу принимали. Понятно, что использовали то, что имели под рукой: лучше нестрогий кассовый ордер, чем совсем без него.
«Хождение» после 01.01.08 г. «нестрогих» бланков кассовых ордеров — это нарушение Постановления № 809. Другое дело, что ответственность за это данным Постановлением не установлена.
Практики проверок по данному вопросу еще нет. Да и скажем вам откровенно: однозначного мнения у контролирующих органов тоже нет. И в этом немаловажную роль играет то, что изменения внесены только в Постановление № 263, которым установлен лишь порядок изготовления бланков строгой отчетности (их изготавливают государственные специализированные предприятия, имеющие лицензию Минфина). Но при этом нетронутыми остались Приказ № 51 и Положение о кассовых операциях.
При таком раскладе наиболее вероятной мерой воздействия на нарушителей может быть админштраф за нарушение порядка ведения кассовых операций: в размере от 136 до 255 грн., а при повторном нарушении — от 170 до 340 грн. (ст. 1642 КУоАП). Штраф налагается не только на главного бухгалтера, но и на руководителя предприятия, ведь именно он отвечает за порядок ведения операций с наличными (п. 7.3 Положения о кассовых операциях). Правда, применять такой штраф вправе только органы КРУ. Это значит, что должностные лица неподконтрольных этому ведомству предприятий могут избежать наказания.
Есть еще финансовые санкции, предусмотренные Указом № 436, которые обычно применяют налоговые органы за нарушение норм по регулированию обращения наличности. Не исключено, что будут попытки обложить предприятия такими штрафами. Но такой фискальный подход выглядит довольно зыбко с юридической точки зрения: чем его обосновать? Ведь форма кассовых ордеров, утвержденная Приказом № 51, не изменилась. Конечно, в этом вопросе без официальных разъяснений не обойтись. Надеемся, что они не заставят себя долго ждать и будут в пользу налогоплательщиков.
А пока рекомендуем не игнорировать Постановление № 809 и в работе использовать только «строгие» бланки кассовых ордеров. Порядка в кассе будет больше, а вопросов у проверяющих — меньше.
Перечень документов:
1.Постановление № 809 — постановление КМУ от 06.06.07 г. № 809 «О дополнении приложения к постановлению Кабинета Министров Украины от 19 апреля 1993 г. № 283» («Баланс», 2007, № 29, с. 17).
2.Постановление № 283 — постановлению КМУ от 19.04.93 г. № 283 «Об установлении порядка изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета».
3.Положение о кассовых операциях — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637.